Mitarbeitermotivation im Homeoffice

13 wertvolle Tipps für mehr Mitarbeitermotivation im Homeoffice

Viele Unternehmen stehen gegenwärtig unter einem enormen wirtschaftlichen Druck. Ganze Geschäftsfelder brechen weg und stürzen selbst gesunde und agile Unternehmen in die Krise. Führungskräfte und Mitarbeiter/innen kommen durch die wachsenden Anforderungen zunehmend schneller an ihre Belastbarkeitsgrenzen. Für die Manager/innen von heute bedeutet das, um- und neu zu denken. Zudem sind schnelle Entscheidungen und pragmatische Lösungen durch das Management gefragt.

Neben den ohnehin schon anspruchsvollen Führungsaufgaben kommt eine neue Herausforderung hinzu: In vielen Unternehmen ist Homeoffice zum ganz normalen Arbeitsalltag geworden und erfordert ein grundsätzliches Überdenken der Arbeits- und Unternehmensorganisation.

Eine familiäre Atmosphäre, wie sie in vielen Unternehmen geschätzt und gelebt wird, ist unter den derzeitigen Gegebenheiten nicht herzustellen. Gemeinsame Aktivitäten, die Nähe, Teamgeist und Verbundenheit mit dem Unternehmen fördern, können nicht mehr in gewohnter Weise gelebt werden. Um ein „Fremdeln“ und damit auch eine mögliche Fluktuation in der Belegschaft zu verhindern, braucht es Awareness, Kreativität und neue Konzepte. Sowohl das Führungsverhalten als auch das betriebliche Gesundheitsmanagement müssen also neu erfunden werden. Mit den nachfolgenden Tipps und Impulsen möchte ich Sie ermutigen und unterstützen, die Mitarbeitermotivation dennoch hochzuhalten und Ihrer Fürsorgepflicht gerecht zu werden.

Tipp 1: Vertrauen statt Kontrolle

Viele Führungskräfte leiden geradezu unter Kontrollverlust. Nur weil Sie Ihre Mitarbeiter/innen nicht mehr täglich sehen und sie somit nicht „im Blick haben“, bedeutet das nicht, dass sie im Homeoffice weniger arbeiten als im Büro. Wenn Sie genauer hinschauen, werden sie sogar feststellen, dass das Gegenteil der Fall ist. Ihre Mitarbeiter/innen kennen nämlich Ihre Bedenken und arbeiten in der Regel mehr als weniger. Kontrollieren Sie Ihr Team nicht übermäßig, denn das erzeugt inneren Widerstand und hinterlässt das Gefühl, dass Sie ihnen nicht vertrauen. Erwarten Sie stattdessen nur das Beste.

Tipp 2: Mitarbeiterbefragung

Insbesondere, wenn Sie Ihren Mitarbeiter/innen nicht regelmäßig persönlich begegnen, entgehen Ihnen unter Umständen wichtige Anzeichen für eine sinkende Mitarbeitermotivation. Eine gut durchdachte Mitarbeiterbefragung bietet Ihnen die Möglichkeit, Problemlagen frühzeitig zu erkennen und durch geeignete Maßnahmen Motivationsbarrieren abzubauen. Mit einer Mitarbeiterbefragung entdecken Sie eigene „Blinde Flecken“ und bringen zum Ausdruck, dass Sie die Sichtweise Ihrer Mitarbeiter/innen schätzen. Im Umkehrschluss erhalten Sie von Ihrer Belegschaft Loyalität und Vertrauen.

Tipp 3: Psychische Belastungsanalyse

Die Gefährdungsbeurteilung für psychische Belastungen ist unabhängig von der Unternehmensgröße Pflicht des Arbeitgebers und im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) verankert. Der Arbeitgeber ist in der Verantwortung, die Gesundheit und die Sicherheit der Mitarbeiter/innen am Arbeitsplatz zu gewährleisten. Die Verpflichtungen erstrecken sich nicht ausschließlich auf physische Belastungen, sondern in zunehmendem Maße auch auf psychische Belastungen. Die heutige Arbeitswelt verlangt von allen Beteiligten volles Leistungsvermögen. Doch gerade jetzt, wo Gesundheits- und Existenzängste für schlaflose Nächte sorgen, ist es notwendig, psychische Belastungen frühzeitig zu erkennen und zu ermitteln. Die Mitarbeitermotivation im Homeoffice ist dabei ein wichtiger Faktor. Psychische Belastungen sind immer noch ein schambesetztes Thema, schwer erkennbar und zudem komplex. Mit einer anonymisierten psychischen Belastungsanalyse erfüllen Sie einerseits die gesetzlichen Anforderungen und erhalten darüber hinaus ein transparentes Stimmungsbild zum Stand der psychischen Belastungen Ihrer Mitarbeiter/innen. Zudem ermutigen Sie betroffene Mitarbeiter/innen, sich mit ihrer eigenen psychischen Gesundheit auseinanderzusetzen und sich ggf. Hilfe zu holen.

Tipp 4: Einsatz einer externen Vertrauensperson

Wie bereits in der Einführung erwähnt, befinden sich viele Manager/innen bereits selbst am Limit. Die Erwartungen und Forderungen aus der Belegschaft und die Hinweise externer Berater/innen an das Management sind jedoch vielfältig und lassen häufig außer Acht, dass Führungskräfte auch nur Menschen sind und genauso unter den Belastungen leiden wie ihre Mitarbeiter/innen. Dennoch versuchen viele von ihnen diesem teilweise überhöhten Anspruchsdenken gerecht zu werden und gehen dabei über ihre persönliche Grenzen. Die Folge ist nicht selten der eigene Burn-out. Aus meiner Sicht ist damit niemanden geholfen. Einige Unternehmen haben das bereits erkannt und integrieren zusätzlich eine externen Coach als neutralen Ansprechpartner in das Unternehmen. Im Rahmen von Supervision haben die Mitarbeiter/innen dann die Möglichkeit, ihren Sorgen und Ängsten Raum zu geben. Ein professioneller Coach weiß auch, wo seine Grenzen sind und wird gefährdete Mitarbeiter/innen auf weiterführende therapeutische Beratungsangebote verweisen.

Tipp 5: Seminare und Workshops zur mentalen Fitness

Durch die gesellschaftlichen Rahmenbedingungen stehen nahezu alle Menschen seit Monaten unter Dauerstress. Bis zu einem gewissen Maß ist unser Körper intelligent genug und dazu in der Lage, Stress zu kompensieren. Evolutionär gesehen sind die chemischen Prozesse, die dafür in unserem Körper ablaufen, nur für wenige Stunden ausgelegt. Dieser Zeitraum ist längst überschritten und wir befinden uns in einem ungesunden Dauerstress. Dauerstress kehrt das System um und führt zu einem verzögerten Abbau der Stressreaktion und einer Verschiebung der psychologischen Stressantwort. Die gesundheitlichen Folgen sind schwerwiegend:

• Chronischer Stress versetzt den Körper in einen dauerhaften Aktivierungszustand, der zu Erschöpfung führt.
• Dauerhaft Gestresste haben ein höheres Risiko, einen Herzinfarkt oder Schlaganfall zu erleiden und an Autoimmunreaktionen zu erkranken.
• Innere Anspannung und Konzentrationsschwierigkeiten sind erste Anzeichen einer zu hohen Stressbelastung, die durch einen dauerhaften Stresszustand in einem psychologisch-physischen Zusammenbruch enden können.

„Stress macht krank, es sei denn, man tut etwas dagegen.“

Stress macht also krank, es sei denn, man tut etwas dagegen. Für Sie als verantwortliche Führungskräfte bedeutet das, für Aufklärung in Hinblick auf die mentale Fitness im Unternehmen zu sorgen. Bieten Sie hierzu aktiv Vorträge und Seminare an. Um die Wirksamkeit zu erhöhen, empfehle ich an dieser Stelle Live-Workshops, die unter aktiver Einbindung Ihrer Mitarbeiter/innen stattfinden.

Tipp 6: Kommunikationswege neu erfinden

Die fehlende zwischenmenschliche Kommunikation kostet nicht nur die Bindung zum Unternehmen, sondern ist in vielen Fällen auch ein negativer wirtschaftlicher Faktor. Dort, wo früher die Angelegenheiten zwischen „Tür und Angel“ und auf „Zu-Ruf“ geregelt wurden, sind heute die Kommunikationswege deutlich länger. Der Kostenfaktor ist hierbei erheblich. In einem Hamburger Mittelstandsunternehmen schlägt es mit 6-stelligen Euro Beträgen monatlich zu Buche. Hier heißt es, sich von alten Gepflogenheiten zu verabschieden und neue innovative und flexible Kommunikationswege zu suchen, die einen transparenten und schnellen Informationsfluss sicher stellen.

Tipp 7: Unternehmenskommunikation und Mitarbeiterbindung

Auch wenn die Wirtschaftslage in vielen Unternehmen nicht rosig ist, halten Sie Ihre Mitarbeiter/innen bitte auf dem Laufenden. Intransparenz, mangelnde oder fehlende Kommunikation ist ein Garant für Vertrauensverlust. Sprechen Sie regelmäßig und offen über die Geschäftsentwicklung und Ihre strategischen Ziele. Nur so halten Sie Ihre Teams an Bord. Zeigen Sie auf, welche Projekte und Aufgaben für den Unternehmenserfolg wichtig sind und nutzen Sie insbesondere die internen Ressourcen. Geben Sie Ihren Mitarbeiter/innen eine Bedeutung. Damit erhalten Sie die Bindung und stärken die Mitarbeitermotivation.

Tipp 8: Schaffen Sie einen Arbeitsrahmen

Zwischen Bett und Arbeitsplatz liegt für viele Beschäftigte manchmal nur ein kurzer Weg. Insbesondere wenn die erste Euphorie über die neue Freiheit verflogen ist und das Homeoffice zum Dauerzustand wird, braucht es klare Strukturen. Die zunehmende Belastung für Familien und die Vereinsamung von Singles ist als psychischer Belastungsfaktor nicht zu unterschätzen. Nicht jedem Menschen wurden Eigeninitiative und Selbstorganisation in die Wiege gelegt. Und selbst wenn, können Sie nicht sichergehen, dass Ihre Mitarbeiter/innen bei den gegenwärtigen Belastungen ihre Motivation halten können. Sie können sie unterstützen, indem Sie einen festen Arbeitsrahmen vorgeben und regelmäßige virtuelle Begegnungen fördern.

Regelmäßige Stand-Ups zur Mitarbeitermotivation im Homeoffice

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter/innen regelmäßig (im Idealfall täglich) gemeinsam mit virtuellen Stand-Ups in den Arbeitstag starten. Damit stärken Sie das Gemeinschaftsgefühl und stellen sicher, dass alle Teammitglieder rechtzeitig aus dem Bett kommen. Bei der Gelegenheit können Sie sich ein emotionales Stimmungsbild abholen und Persönlichkeitsveränderungen frühzeitig erkennen. Ein Stand-Up dient darüber hinaus der Tagesplanung und der Festlegung längerfristiger Ziele. Auftretende Fragen und organisatorische Aspekte können in diesem Zusammenhang gleich geklärt werden. Eine zeitliche Befristung dient zudem der Effizienz und sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeiter/innen strukturiert und motiviert in den neuen Tag starten.

Virtuelle Kaffeepausen

Die Küche ist in vielen Unternehmen eine relevante Begegnungsstätte, ein zentraler Treffpunkt, an dem ein informeller Austausch stattfinden kann. In der Küche werden vielerorts Sorgen und Nöte geteilt und mitunter auch schnelle und pragmatische Lösungen für aufkommende Probleme oder Konflikte gefunden. Virtuelle Kaffeepausen bieten an dieser Stelle eine Möglichkeit, um für diese beliebte Gewohnheit eine Alternative zu bieten. Wenn Sie hierfür großzügig einen Rahmen schaffen, unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter/innen dabei, sich weiterhin als Teil der Gemeinschaft zu fühlen.

Tipp 9: Wirken Sie positiv verstärkend

Vergessen Sie trotz der anspruchsvollen Umstände nicht, Ihre Mitarbeiter/innen und Teams für ihre kleinen und großen Erfolge, ihren Einsatz und ihr Engagement zu danken. Verschieben Sie Ihren Fokus und lenken Sie bei den regelmäßigen Updates Ihre Aufmerksamkeit auf die positiven Aspekte. Mit der Würdigung und Anerkennung der Leistungen leisten sie einen wichtigen Beitrag für eine dauerhafte Mitarbeitermotivation.

Tipp 10: Kleine Geschenke stärken die Mitarbeitermotivation

„Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft“, sagt ein altes Sprichwort. Gerade in der gegenwärtigen Ausnahmesituation können Sie Ihre Wertschätzung ausdrücken, indem Sie Ihren Mitarbeitern eine unerwartete Freude machen. Erfahrungsgemäß ist eine Überraschung zwischendurch auf lange Sicht wirkungsvoller als eine Gehaltserhöhung. Achten Sie bei der Vergabe von Geschenken jedoch stets darauf, Ihre Beschäftigen einheitlich zu behandeln. Nur wenn es Ihnen gelingt, niemanden zu übervorteilen oder zu kränken, werden Sie das Gemeinschaftsgefühl stärken.

Tipp 11: Steuervorteile nutzen

Die Bundesregierung hat den Zeitraum für die steuerfreie Corona-Sonderzahlung verlängert. Aufgrund der Corona-Krise können Arbeitgeber ihren Beschäftigten Sonderzahlungen bis 1.500 Euro steuerfrei in Form von Zuschüssen und Sachbezügen gewähren. Die Regelungen sind aktuell bis Mitte 2021 verlängert worden. Was dabei zu beachten ist, lesen Sie HIER.

Darüber hinaus gibt es weitere Steuervergünstigungen, die es Ihren möglich machen, Ihren Mitarbeiter/innen eine Freude zu bereiten. Durch sogenannte steuerfreie Sachbezüge (Gutscheine, Geldkarten und zweckgebundene Geldleistungen) können Sie weitere finanzielle Entlastung schaffen. Bitte lassen Sie sich diesbezüglich von Ihrem Steuerbüro individuell beraten.

Tipp 12: Stärken Sie das Gemeinschaftsgefühl

Auch wenn es zugegebener Maßen mit anhaltender Dauer zunehmend schwieriger wird, Ihre Mitarbeiter/innen bei Laune zu halten, lassen Sie nicht entmutigen und veranstalten Sie regelmäßige Gemeinschaftsevent. Virtuelle Teamevents sind gut für das Teambuilding und das Teambonding. Neben den beliebten After Work Events, wie z.B. einem Winetasting finden Sie HIER weitere Ideen.

Tipp 13: Bringen Sie Ihre Mitarbeiter/innen in Bewegung

Selbst aktive Sportler haben ihr Sportprogramm zwangsläufig stark zurückgefahren. Gesundheitsexperten schlagen reihenweise Alarm, weil sie sich um die negativen Folgen des „Sport-Lockdown“ Gedanken machen. Viele Menschen klagen bereits jetzt über eine Zunahme bei Rücken- und Gelenkschmerzen, Gewichtszunahme, fehlende Fitness und psychische und physische Widerstandskraft, um nur einige Beispiele zu nennen. Welche Folgen das für die Menschen langfristig hat, lässt sich heute noch gar nicht abschätzen. Sorgen Sie also dafür, dass Ihre Mitarbeiter/innen in Bewegung kommen. Neben Fitnessportalen, die Angebotspakete für Unternehmen schnüren, können Sie auch auf Personaltrainer zurückgreifen. Vielen von Ihnen sind seit Monaten die Einnahmen weggebrochen und sie freuen sich über Aufträge. Entwickeln Sie einen Trainingsplan und bieten Sie unterschiedliche Sportarten an. Von A wie allgemeine Fitness bis Z wie Zumba ist vieles möglich. Machen Sie eine kleine Umfrage und legen Sie einfach los. 

Fazit: Die Mitarbeitermotivation im Homeoffice erfordert Kreativität

Wie Sie lesen konnten, gibt es viele wirkungsvolle digitale Tools und Möglichkeiten, die Ihnen zur Verfügung stehen, um die Motivation im Homeoffice trotz der belastenden Umstände aufrecht zu erhalten. Mit einer Portion Kreativität und dem Fokus auf die Frage „Wie geht es trotzdem?“ wird es Ihnen gelingen, Ihre Mitarbeiter/innen auch über größere Distanzen zu unterstützen und zu motivieren. Wenn es Ihnen als Führungskraft gelingt, Ihre eigene Motivation aufrechtzuerhalten und mit Kreativität und Wertschätzung das Wir-Gefühl vorleben, wird sich das in gleicher Weise in der Belegschaft widerspiegeln. Sorgen Sie also gut für sich und Ihre eigene Gesundheit. Nehmen Sie sich selbst ausreichend Auszeiten und schaffen Sie Raum für eine regelmäßige Supervision.

Herzlichst, Ihre Andrea von Graszouw